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WinBook Update 5.2

By on 17. Januar 2016 in Allgemein, Entwicklung, Updates

Im kommenden Update für WinBook wurden mehrere wichtige Funktionen erweitert, wodurch sich ein Versionssprung auf die Versionsnummer 5.2 ergibt. Dieses Update ist für alle Kunden kostenfrei. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Funktionen, die erweitert oder geändert wurden.

Neue Nachrichtenzentrale

Das Mahnen und Erinnern von überfälligen Ausleihen war in WinBook bisher möglich, aber bei weitem nicht optimal gestaltet. Ab WinBook 5.2 bieten wir Ihnen eine komplett neu erstellte Funktion, die Nachrichtenzentrale. Die Nachrichtenzentrale löst alle bisherigen Einzelfunktionen für die Mahnung oder die Erinnerung von Ausleihen ab, und bietet dem Benutzer eine zentrale Schnittstelle, in der alle Kontakte mit den Kunden und Leihern hergestellt werden können.

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Sobald Sie die Nachrichtenzentrale öffnen, werden Sie Schritt für Schritt durch alle verfügbaren Funktionen geleitet, die die Nachrichtenzentrale bietet. Zu Beginn bietet die Nachrichtenzentrale folgende Funktonen:

  • Abmahnung von Ausleihen, die sich in einer Mahnstufe befinden (1. Bild). WinBook erkennt automatisch ob, und auf welcher Mahnstufe eine Ausleihe gemahnt werden muss, und wählt diese automatisch in der Liste aus. Eine manuelle Zusatzauswahl ist jederzeit möglich.
  • Erinnerung an einen Leiher mit überfälligen Medien, wenn diese Ausleihvorgänge noch keine Mahnstufe erreicht haben. WinBook wählt Ausleihvorgänge, die Erinnert werden sollen, jede Woche automatisch aus, eine manuelle Zusatzauswahl zwischen den automatischen Intervallen ist jederzeit möglich.
  • Vormerkungserinnerung – ein Leiher hat ein Medium vorgemerkt oder reserviert, da es gerade noch ausgeliehen ist, und nicht sofort abholbereit ist. Mit der neuen Nachrichtenzentrale können Sie Ihrem Kunden den Service bieten, Ihn per E-Mail oder per Brief zu informieren, sobald das Medium zurückgegeben wurde, und ausgeliehen werden kann. WinBook wählt die Vorgänge für die Erinnerungen automatisch aus, eine Erinnerung erfolgt alle 7 Tage bis zum Ende des Vormerkungszeitraums. Eine manuelle Zusatzauswahl zwischen den automatischen Intervallen ist jederzeit möglich.

Über die Nachrichtenzentrale müssen Sie daher nicht mehr jeweils jeden Leiher einzeln anmahnen, und den umständlichen Weg über die Überfälligkeitsliste gehen. Es bietet sich mit der neuen Nachrichtenzentrale an, einen Tag der Woche, z.B. den Montag, auszuwählen, und an diesem Tag jeweils die Aufgaben der Nachrichtenzentrale zu bearbeiten.

Für die Ausgabe der erstellten Mahnungen unterstützt WinBook momentan eine Ausgabe per Brief oder E-Mail. Wurde bei einem Leiher eine E-Mail-Adresse hinterlegt, und die Erinnerungen per E-Mail aktiviert, sendet die Nachrichtenzentrale automatisch bei allen auszugebenden Dokumenten eine E-Mail inkl. PDF-Dokument an den Leiher, sobald der Bibliotheksmitarbeiter den Ausgabevorgang startet. Ist kein Versand möglich, oder keine Mail-Adresse angegeben, wird das Dokument ausgedruckt, und kann an den Leiher versendet werden. Bei postalischem Versand kann WinBook automatisch eine Porto-Gebühr auf das Leiherkonto buchen. Alle ausgegebenen Dokumente werden zusätzlich als PDF-Datei auf Ihrem Computer archiviert.

Ein Versand per SMS-Kurzerinnerung wird später in die Nachrichtenzentrale implementiert. Sie können also zukünftig auch Erinnerungen oder Hinweise auf Wunsch der Leiher per SMS zustellen lassen. Ebenso folgt später die Möglichkeit, negative Leiherkonten sowie Quittungen für regelmäßige Beiträge zu erstellen und zu versenden.

Kontinuierliche Ausleihe

In WinBook war es bisher nur möglich, eine feste Ausleihdauer von z.B. 7 Tagen zu konfigurieren, auf die anschließend nach einer bestimmten Zeit die 3 Mahnstufen folgen. In vielen Bibliotheken können aber Medien z.B. über mehrere Wochen ausgeliehen werden, wobei pro Woche eine bestimmte Gebühr für die Ausleihe anfällt. Dieses Ausleihschema war bisher mit WinBook nicht umsetzbar.

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Die WinBook-Einstellungen wurden nun um die Funktion „Kontinuierliche Ausleihe“ erweitert. Bei der kontinuierlichen Ausleihe wird ein Buch von WinBook automatisch verlängert, und kann so kontinuierlich vom Leiher ausgeliehen werden. Damit allerdings die Ausleihe nicht beliebig oft verlängert werden kann, gibt es für Ausleihen nun auch eine neue Einstellung „Anzahl erlaubter Verlängerungen„. Wird bei der kontinuierlichen Ausleihe diese Zahl überschritten, wird das Buch nicht mehr automatisch verlängert, und nach einer bestimmten Zeit treten die Mahnstufen in Kraft. Diese maximale Anzahl erlaubter Verlängerungen gilt auch für die manuelle Verlängerung durch das Personal. Die Anzahl der bisherigen Verlängerungen wird ab sofort auch in der Vorgangs- und Überfälligkeitsliste angezeigt.

Am Beispiel, welches sich oben als Screenshot der Ausleih-Einstellungen findet, würde die Ausleihe wie folgt funktionieren:

Ein Leiher leiht am Montag, den 18.01.2016 ein Medium aus. Die Ausleihe wird vom System bis zum Montag, den 25.01.2016 eingetragen (7 Tage). Die Ausleihgebühr von 2 Euro wird dem Konto des Leihers abgezogen. Wird das Buch am Montag nun nicht zurückgegeben, wird die Ausleihe am Dienstag automatisch verlängert, und läuft nun wieder bis zum Montag den 01.02.2016 (weitere 7 Tage, weitere 2 Euro Ausleihgebühr werden dem Konto abgezogen). Der Zähler für die Verlängerungen wird nun um einen Zähler erhöht. Gibt der Leiher das Medium innerhalb der erlaubten 5 Verlängerungen nun ab, werden nur die Ausleihgebühren berechnet. Wird das Medium nicht innerhalb der Verlängerungen zurückgegeben, wird 3 Tage nach dem letzten Rückgabetag die 1. Mahnstufe aktiviert, und die Ausleihe wird nicht mehr verlängert. Nach 3, 6 oder 12 Überfälligkeitstagen werden die Mahnstufen 1, 2 oder 3 aktiv. Die Ausleihgebühr wird entsprechend der tatsächlichen Ausleihdauer berechnet. Überzieht der Leiher also die Ausleihe um 2 Wochen, muss er Mahngebühren, plus zusätzlich die Ausleihgebühren für die überzogenen Wochen bezahlen.

Erweiterte Unterstützung für Systematiken

Mit WinBook 5.2 hält eine erweiterte Unterstützung für Systematiken Einzug in WinBook. „Bereiche„, „Schlagworte“ sowie Medien erhalten ein neues Eingabefeld für Systematiken:

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Die Systematik-Verknüpfung bei Medien übernimmt ab sofort WinBook selbst. Erstellt ein Mitarbeiter beispielsweise ein neues Medium, welches dem Bereich „Allergologie“ mit der Systematik „Ves 2“ zugewiesen wird, und wählt diesen Bereich im Buch-Bearbeiten-Dialog aus, übernimmt WinBook automatisch die Systematik „Ves 2“ in das Systematik-Feld des Mediums. Eine weitere Unterstützung ist die automatische Schlagwort-Suche. Wurde der Bereich „Allergologie“ dem Medium zugewiesen, und es befindet sich entweder ein Schlagwort mit dem gleichen Namen in der Schlagwort-Datenbank von WinBook, oder ein Schlagwort mit der gleichen Systematik, übernimmt WinBook den Gesamten Schlagwort-Baum der betreffenden Systematik ebenfalls in den Medien-Datensatz.

Bei der Auswahl des Bereiches „Allergologie„, „Ves 2“ würde folgender Stichwort-Baum an das Medium zugewiesen:

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Im Medien-Bearbeiten-Dialog kann im Eingabefeld „Bereich“ ab sofort auch die Systematik angegeben werden.

Geben Sie im Eingabefeld für den Bereich also „Ves 2“ an, würde WinBook automatisch den Bereich „Allergologie“ zuweisen, die Systematik des Mediums auf „Ves 2“ ändern, und alle gefundenen Schlagworte automatisch verknüpfen.

Systematik-Import

Um die Eingabe der Systematiken und der zugehörigen Bereiche und Stichworte für den Nutzer möglichst einfach zu halten, können ab WinBook 5.2 verschiedene Systematiken in WinBook importiert werden. Dieser Import erfolgt über die Grunddaten im Menü Extras -> Grunddaten verwalten und dessen Menü Verwaltung, Systematik importieren:

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Importiert werden können folgende Systematiken:

  • ASB Kurz (nur die Hauptgruppen der ASB, Bereiche und Schlagworte)
  • ASB Mittel (Hauptgruppen und Gruppen 1. Unterordnung, Bereiche und Schlagworte)
  • ASB Komplett (Stand 2015, Bereiche und Schlagworte)
  • ÖSÖB’04 (Stand 2015, Bereiche und Schlagworte)
  • SKJ (Stand 2015, Bereiche und Schlagworte)
  • Klartextsystematik (Bereiche und Schlagworte)

Während des Importes werden alle in der betreffenden Systematik enthaltenen Bereiche und Schlagworte in die eigene WinBook-Datenbank importiert, und können ab diesem Zeitpunkt über die Such- und Zuweisungs-Fenster verwendet werden.

Änderungen Datenspeicherung

Einstellungen, die die Ausleihgebühren und Ausleihdauern von Medientypen betreffen, werden ab WinBook 5.2 in der Datenbank, und nicht mehr in der Konfigurationsdatei gespeichert. Dies verhindert Probleme bei der Nutzung von WinBook mit einer Datenbank von mehreren Rechnern, bei denen die Einstellungen in der Konfigurationsdatei nicht übereinstimmen. Bei einem Upgrade werden die bisherigen Daten automatisch übernommen und in die Datenbank kopiert.

Weitere Fehlerbehebungen und Optimierungen

Waren im Bilder-Ordner von WinBook viele Medien, dauerte das öffnen des Einstellungs-Fensters unnötig lange. Dieser Fehler wurde behoben. Werden Datensätze z.B. in der Medienliste bearbeitet, wird nun die zugehörige Liste wieder automatisch aktualisiert, wenn die Änderung gespeichert wurde.

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