Medien können in WinBook über die sogenannte Stapelausleihe verliehen und auch wieder zurückgebucht werden. Die Stapelausleihe unterstützt die Ausleihe und Rückgabe von mehreren Medien gleichzeitig. Auch arbeitet die Stapelausleihe mit Barcode-Etiketten, Leiherausweisen und Barcodescannern zusammen.


Abb. 1: Fenster "Stapelausleihe"


Nach dem Öffnen der Stapelausleihe aus dem Menü oder der Symbolleiste von WinBook finden Sie das in Abbildung 1 dargestellte Fenster auf Ihrem Bildschirm wieder. Das Fenster der Stapelausleihe lässt sich grob in 2 Fensterteile unterteilen - die obere Hälfte der Stapelausleihe enthält die Funktionen sowie die Liste für die Ausleihe von Medien.


In der unteren Hälfte der Stapelausleihe finden Sie die Liste sowie die Funktionen für die Rückgabe oder die Verlängerung von bestehenden Ausleihen. Am unteren Rand des Fensters finden Sie die Schaltflächen und Anzeigen, die der Stapelausleihe im Allgemeinen dienen, und weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden.


Ausleihe von Medien

Um Medien auszuleihen, benötigt WinBook zuerst eine Auswahl des Leihers. Um den Leiher in der Stapelausleihe auszuwählen, können Sie entweder per Handauswahl im Feld "Leiher (manuelle Auswahl)" den Leiher aus einer Liste aller Leiher auswählen, oder einfach per Barcode-Handscanner (ohne weitere Aktion) den Leiher-Barcode vom Leiher-Ausweis einscannen. Arbeiten Sie mit dem Handscanner, müssen Sie nichts weiter unternehmen - nur den Leiher-Barcode einscannen. Sollte der Barcode nicht erkannt werden, oder der Leiher per Barcode-Scanner nicht gefunden werden, können Sie jederzeit den Leiher auch per Hand aus der Liste der manuellen Auswahl wählen.


Sobald der Leiher geladen wurde, wird der Name dessen in der Auswahl-Liste angezeigt, und die bereits ausgeliehen Medien des Leihers in die Liste 2 geladen. Um nun ein Medium an den Leiher auszugeben, wenn Sie keinen Barcodescanner verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Buch hinzufügen" (blaues Buch-Symbol mit grünem +-Icon) direkt neben der Ausleih-Liste. Es öffnet sich anschließend ein Auswahl-Fenster, über welches das auszuleihende Buch gewählt werden kann. Im Auswahl-Fenster können Sie per Titel- oder Barcode-Eingabe zusätzlich das korrekte Buch suchen. Sobald Sie das Auswahl-Fenster mit ausgewählten Medien bestätigen, wird das Auswahl-Fenster geschlossen, und die gewählten Medien werden in die Ausleihe-Liste übernommen.


Abb. 2: Liste "Ausleihe"


Arbeiten Sie mit einem Barcode-Scanner, können Sie den Barcode des Mediums einfach wieder einscannen - ohne etwas weiteres zu unternehmen. WinBook erkennt den Barcode automatisch, und fügt das Medium, falls gefunden, automatisch in die Ausleih-Liste ein. Wurde der Barcode nicht erkannt, oder das Medium nicht gefunden, kann das Medium jederzeit wieder per Handauswahl in die Ausleih-Liste übernommen werden.


Bei der Ausleihe wird standardmäßig der Rückgabe-Tag anhand der Einstellungen für die Ausleihdauer errechnet. Soll für ein ausgeliehenes Medium ein abweichendes Rückgabe-Datum gelten, können Sie dieses Medium (oder mehrere Medien) mit der Maus in der Ausleihe-Liste markieren, und anschließend die Schaltfläche "Rückgabedatum auswählen" (Kalender-Schaltfläche) direkt neben der Ausleih-Liste auswählen. Es öffnet sich anschließend ein Kalender, in dem Sie das neue Rückgabedatum auswählen können. Alternativ können Sie auch in der jeweiligen Zeile der Liste das Feld "Ausleihe bis" markieren, und hier das gewünschte Rückgabedatum per Hand auswählen.


Wurde ein Medium aus versehen oder falsch in die Ausleih-Liste eingefügt, können Sie dieses Medium jederzeit mit der Maus in der Liste markieren, und mit der Schaltfläche "Buch entfernen" (blaues Buch-Symbol mit grünem Minus-Icon) wieder aus der Liste entfernen. Das Medium wird anschließend wieder aus der Liste der Ausleihen entfernt.


Alle in der Liste der Ausleihe aufgeführten Medien werden endgültig ausgeliehen und an den  Leiher verbucht, wenn die Ausleihe / Rückgabe abgeschlossen wird (siehe unten).


Rückgabe von Medien

Arbeiten Sie mit einem Barcodescanner und eindeutigen WinBook-Medienetiketten mit Barcode, genötigt es, wenn Sie zur Rückgabe eines Mediums den Barcode des Mediums einzuscannen. Wurde zu dem eingescannten Barcode ein verliehenes Medium in der Datenbank gefunden, wird der betreffende Leiher in der Stapelausleihe geladen, dessen ausgeliehene Medien in der Liste der Rückgaben aufgelistet, und das gerade gescannte Medium wird zur Rückgabe selektiert.  


Abb. 3: Liste "Rückgabe"


Arbeiten Sie ohne Barcodes, oder wird das von Ihnen gescannte Medium nicht automatisch in der Datenbank erkannt, können Sie, analog zur Ausleihe von Medien, in der Handauswahl im Feld "Leiher (manuelle Auswahl)" den Leiher aus einer Liste aller Leiher manuell auswählen. Anschließend wird der Leiher geladen, und dessen aktuell ausgeliehenen Medien werden in der Liste der Rückgaben aufgelistet.


Um nun manuell ein Medium zurückzubuchen, setzen Sie in der Liste der Rückgaben ein Häkchen in der 2. Spalte ("Zurückgeben"),  und das Medium wird für die Rückgabe vermerkt.


Alle in der Liste der Rückgaben aufgeführten Medien, die mit einem Häkchen in der 2. Spalte versehen sind, werden endgültig als Rückgabe verbucht wenn die Ausleihe / Rückgabe abgeschlossen wird (siehe unten).


Verlängern einer Ausleihe

Um ein Medium oder eine Ausleihe zu verlängern, müssen Sie den Leiher entweder per Barcodescanner und Leiher-Etikett laden, oder wiederum per Handauswahl im Feld "Leiher (manuelle Auswahl)" einen Leiher auswählen. Es werden anschließend wieder alle aktuell vom Leiher ausgeliehenen Medien in der Liste der Rückgaben geladen und angezeigt.


Um nun ein Medium zu verlängern, oder bei mehreren Ausleihen ein gleiches Rückgabedatum zu setzen, markieren Sie einen oder mehrere Einträge in der Liste der Rückgaben mit der Maus. Anschließend wird die Schaltfläche "Ausleihen verlängern / angleichen" (Uhr-Symbol mit blauem Pfeil) freigeschaltet. Nachdem Sie diese Schaltfläche geklickt haben, können Sie in einem neuen Fenster das neue Rückgabedatum auswählen, oder ein gemeinsames Rückgabedatum bei der Angleichung mehrerer Ausleihen auswählen.


Abb. 4: Verlängern / Angleichen von Rückgabedaten


Alle Medien, die verlängert oder angeglichen werden, werden gespeichert, sobald die Ausleihe / Rückgabe abgeschlossen wird (siehe unten).


Speichern von Ausleihen, Rückgaben und Änderungen des Ausleihzeitraumes

Um die Eintragungen von Ausleihen, Rückgaben oder auch Änderungen des Ausleihzeitraumes endgültig in der Datenbank zu speichern, muss die Ausleihe abgeschlossen und übernommen werden. Die Ausleihe kann, je nach Wunsch der Bibliothek oder des Mitarbeiters, mit oder ohne Quittung abgeschlossen werden. Eine Quittung kann prinzipiell auch jederzeit noch nach der Ausleihe ausgedruckt werden.


Abb. 5: Schaltflächen der Stapelausleihe


Um die Änderungen und Eintragungen ohne das erstellen einer Quittung zu speichern, klicken Sie mit der Maus auf die grüne Häkchen-Schaltfläche ganz rechts im Schaltflächen-Bereich. Die Ausleihen werden anschließend geprüft, und falls keine Fehler auftraten, gespeichert. Die Stapelausleihe wird anschließend zurückgesetzt, sodass Sie mit der Ausleihe oder Rückgabe neuer Medien beginnen können.


Um die Änderungen zu Speichern, und eine Quittung auszudrucken, können Sie die Drucker-Schaltfläche (2. Symbol von rechts im Schaltflächen-Bereich) nutzen. Die Ausleihen werden anschließend geprüft, und falls keine Probleme auftreten, gespeichert. Anschließend wird eine Quittung anhand der aktuell gewählten Vorlage auf dem in den Einstellungen eingestellten Quittungs-Drucker ausgegeben. Sie können jederzeit, auch während die Stapelausleihe geöffnet ist, sowohl die zu verwendende Quittungs-Vorlage, den zu verwendenden Quittungs-Drucker und die Quittungs-Einstellungen ändern und anpassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.


Wollen Sie Ausleihen oder Rückgaben mithilfe des Barcodescanners speichern, benötigen Sie hierzu einen Ausdruck der WinBook Barcodetabelle. Auf dieser Barcodetabelle finden sich Barcodes zum Speichern der Ausleihen mit oder ohne Quittung. Durch scannen des jeweiligen Barcodes wird am Ende der Ausleihe die entsprechende Aktion durchgeführt, ohne dass Sie Maus oder Tastatur zum durchführen der Aktion benötigen.


Ändern der Quittungseinstellungen

WinBook verwendet als Standardeinstellung beim Quittungsdruck eine DIN-A4-Quittungsvorlage, die mit WinBook mitgeliefert wird. Diese Quittungsvorlage können Sie jederzeit ändern, sodass eine von Ihnen selbst erstellte, oder eine andere mit WinBook mitgelieferte Quittungsvorlage verwendet wird. Um die Quittungsvorlage zu verändern, klicken Sie auf die Vorlagen-Schaltfläche im Schaltflächen-Bereich der Stapelausleihe (2. Symbol von links), und wählen eine der Vorlagendateien im entsprechenden Untermenü aus (Abb. 6):


Abb. 6: Auswahl einer Standardvorlage


Falls Sie bereits eigene Quittungsvorlagen erstellt haben, finden Sie diese zusätzlich in dieser Auswahlliste. Nach dem Ändern der Standardvorlage wird diese Einstellung gespeichert, und beim nächsten Öffnen der Stapelausleihe wieder verwendet.


Um den Standard-Drucker für den Ausdruck der Quittung zu ändern, klicken Sie wiederum auf die Vorlagen-Schaltfläche im Schaltflächen-Bereich der Stapelausleihe (2. Symbol von links), und wählen das Untermenü "Standarddrucker" aus. Es werden hier alle Drucker aufgelistet, die dem Betriebssystem bekannt sind (Abb. 7):


Abb. 7: Auswahl des Standard-Druckers


Bitte beachten Sie, dass der gewählte Drucker auch die entsprechend gewählte Vorlage ausdrucken kann. Wenn Sie z.B. eine DIN-A4-Etikettenvorlage auswählen, muss auch ein Drucker gewählt werden, der ein DIN-A4-Format drucken kann, und nicht z.B. ein Drucker, der nur ein Bon-Format beherrscht.


Auf jeder Quittung können unterschiedliche Daten ausgegeben werden. Je nach Datenumfang werden auf der Quittung mehr oder weniger Daten ausgegeben und ausgedruckt. Welche Daten die Quittung beinhalten soll, kann in der entsprechenden Einstellung in der Vorlagen-Schaltfläche im Schaltflächen-Bereich der Stapelausleihe (2. Symbol von links) bestimmt werden (Abb. 8):


Abb. 8: Auswahl der Daten der Quittung


Folgende Einstellungen können in diesem Untermenü vorgenommen werden:

  • Nur neue Ausleihen / Rückgaben in Quittung:
    In der Quittung werden nur Ausleihen und Rückgaben aufgelistet, die am heutigen Tag durchgeführt wurden.
  • Offene Ausleihen + neue Ausleihen:
    In der Quittung werden nur Ausleihen, die heute durchgeführt wurden, sowie bestehende, offene Ausleihen aufgelistet, jedoch keine Rückgaben von Medien.
  • Nur heutige Ausleihen:
    In der Quittung werden nur neue Ausleihen aufgelistet, die am heutigen Tag durchgeführt wurden.
  • Nur heutige Rückgaben:
    In der Quittung werden nur Rückgaben aufgelistet, die am heutigen Tag durchgeführt wurden.
  • Nur offene Ausleihen:
    Die Quittung listet nur offene Ausleihen aus, allerdings keine neuen Ausleihen, und auch keine Rückgaben.
  • Alle Daten in Quittung auflisten:
    In der Quittung werden alle verfügbaren Daten aufgelistet: Verlängerungen, Ausleihen, Rückgaben und offene Ausleihen.

  • Quittung, wenn möglich, per E-Mail versenden:
    Versendet die Quittung per E-Mail, wenn im Leiherkonto eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
  • Max. Einträge:
    Legt fest, wie viele Einträge maximal in der Quittung aufgelistet werden. Die neuesten Einträge werden jeweils zuerst aufgelistet.



Über die Schaltflächen "Vorschau" und "Entwurfsansicht" kann die Quittung entweder als Vorschau, oder im Bearbeitungs-Modus geöffnet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass in der Vorschau und der Entwurfsansicht die Daten der aktuellen Ausleihe noch nicht angezeigt werden, da diese ja zu diesem Zeitpunkt noch nicht gespeichert wurden.


Über die Druckeinstellungen in den Einstellungen von WinBook kann zusätzlich festgelegt werden, ob die Quittung in der Stapelausleihe in mehrfacher Ausfertigung ausgedruckt werden soll.


Automatische Gebührenverbuchung

Wenn Sie in der Bibliothek Gebühren für die Ausleihe verlangen, können diese direkt während der Stapelausleihe eingebucht werden, wenn Ihre Kunden direkt bei der Ausleihe die Ausleihgebühren bezahlen sollen. Sollen die Gebühren direkt bezahlt werden, aktivieren Sie die Schaltfläche "Einzahlungen durchführen" (3. Schaltfläche von rechts). Ist diese Schaltfläche aktiviert, werden nach dem Speichern einer Rückgabe die tatsächlichen Gebühren berechnet, und können auf das Konto des Leihers eingezahlt werden (Abb. 9). Durch diese sofortige Einzahlung rutscht das Konto des Benutzers nicht in den negativen Bereich:


Abb. 9: Direkte Gebührenverbuchung bei der Rückgabe


In Abbildung 9 sehen Sie den Dialog, der nach der Rückgabe eines Beispiel-Mediums angezeigt wird. Im Falle des Beispiels werden nach der Rückgabe 3 Euro Ausleihgebühr sowie 3 Euro Mahngebühr fällig, die jetzt direkt bei der Rückgabe eingezahlt werden können. Über einen Klick auf die Schaltfläche "Abbrechen" kann die Einzahlung auch abgebrochen werden - wenn keine Einzahlung erfolgt. Das Gebührenkonto des Leihers befindet sich dann möglicherweise im negativen Bereich. Über die Schaltfläche "OK & Beleg" wir die Einzahlung verbucht, und ein Beleg über die Einzahlung kann ausgedruckt werden.