Mit WinBook können Sie auf Wunsch verschiedene Datenbanken anlegen und verwenden. Eine Datenbank entspricht einem separaten Datenbestand, der z.B. mit einer einzelnen Excel-Tabelle vergleichbar ist. Einzelne Datenbanken sollten und können für getrennte Medienbestände verwendet werden, z.B. in Schulbibliotheken für getrennte Medien einer Schüler- und Lehrerbibliothek.


Jede Datenbank verfügt über einen eigenen Bestand aus Mediendaten, Leiherdaten, Bereichen, Standorten und Medientypen. Ein Leiher aus Datenbank 1 kann jedoch keine Medien aus Datenbank 2 ausleihen - daher sollten Sie vor der Verwendung mehrerer Datenbanken prüfen, ob dies für Ihren Anwendungsfall den besten Weg darstellt. Sollen die Leiher alle Medien ausleihen können, sollte eine Datenbank verwendet werden, und die Medien in dieser einen Datenbank z.B. durch Standorte und Bereiche unterteilt werden.


Der Datenbankauswahl-Dialog wird nach einer Installation von WinBook bei jedem Start angezeigt. Dieses Verhalten kann jedoch wie unter "Dialog ausblenden" beschrieben ausgeschaltet werden. Wurde der Dialog ausgeblendet, und Sie wollen die Datenbank später wechseln, nutzen Sie bitte im WinBook-Hauptfenster den Menübefehl "Datei, Datenbank wechseln".


Abb. 1: Datenbankauswahl nach WinBook-Installation


Nach der Installation von WinBook finden Sie in der Datenbankauswahl bereits zwei konfigurierte Datenbanken. Es handelt sich hierbei um eine "Demo-Datenbank" und eine "Leere Datenbank".


Die Demo-Datenbank dient als Datenbank zur Programmveranschaulichung. In dieser Datenbank sind bereits Medien, Leiher, Medientypen, Standorte und Bereiche konfiguriert, und auch Medien ausgeliehen. Die Demo-Datenbank können Sie nutzen, um mit WinBook direkt zu starten, und die Arbeitsweise des Programms erlernen zu können, ohne zuerst selbst Medien erfassen zu müssen. Die Demo-Datenbank sollte, auch nach dem manuellen löschen der enthaltenen Datensätze, nicht als produktiv-Datenbank eingesetzt werden, da bei einem löschen der Datensätze die ID-Nummern und Barcodes nicht zurückgesetzt werden.


Die Leere Datenbank beinhaltet neben den Grundlegenden Medientypen CD, DVD, Buch, Zeitschrift und Zeitung nur für die Arbeit mit WinBook notwendige Standardbenutzer und die Autoren, Verlage, Standorte und Bereiche "keine Angabe", die für die Arbeit mit WinBook notwendig sind. Sobald Sie WinBook kennengelernt haben, und mit der Erfassung des produktiven Medienbestands beginnen wollen, sollten Sie über die Datenbankauswahl auf die leere Datenbank wechseln.


Wechseln einer Datenbank

Eine Datenbank kann gewechselt werden, indem Sie auf den Datenbankeintrag in der Liste klicken, und eine Datenbank markieren. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK", wird die Datenbankauswahl geschlossen, und die gewählte Datenbank geladen.


Umbenennen einer Datenbank

Jeder Eintrag in der Datenbankliste besitzt einen sogenannten "Alias", also einen Namen, anhand dem die Datenbank identifiziert werden kann. Dieser Name kann vom Benutzer jederzeit geändert werden. Um den Alias zu ändern, wählen Sie zuerst den Datenbankeintrag in der Liste aus. Klicken Sie anschließend auf den "Alias" des Eintrags. Der Alias wird nun in den Bearbeitungs-Modus geschaltet, und kann abgeändert werden. Hinweis: Der Alias ist nur ein symbolischer Name. Durch das ändern des Alias wird der Name der Datenbankdatei selbst nicht geändert.


Dialog ausblenden

Der Datenbankauswahl-Dialog wird bei jedem WinBook-Start angezeigt. Wenn Sie immer mit der gleichen Datenbank arbeiten wollen, können Sie die Anzeige des Datenbankauswahl-Dialoges auch deaktivieren. Setzen Sie hierzu ein Häkchen unter "Auswahl-Dialog beim nächsten Start von WinBook nicht mehr anzeigen". Der Dialog wird ab diesem Zeitpunkt beim nächsten WinBook-Start nicht mehr geöffnet, es wird immer die zuletzt aktivierte Datenbankdatei geladen.


Wurde der Dialog ausgeblendet, und Sie wollen die Datenbank später wechseln oder das Ausblenden wieder deaktivieren, nutzen Sie bitte im WinBook-Hauptfenster den Menübefehl "Datei, Datenbank wechseln". Sie können nun die entsprechende Option wieder deaktivieren.


Erstellen einer neuen Datenbankdatei

Wollen Sie eine neue, leere Datenbankdatei erstellen, um z.B. einen getrennten Medienbestand zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Datenbankdatei (einfach)". Sie können anschließend einen Speicherort sowie einen Dateinamen für die neue Datenbankdatei auswählen. Nachdem die Datenbankdatei erstellt wurde, wird Sie in der Datenbankliste aufgeführt, und kann wie unter "Wechseln einer Datenbank" beschrieben aktiviert werden.


Öffnen einer bestehenden Datenbankdatei

Sollten Sie eine bestehende Datenbankdatei im MDB-Dateiformat öffnen wollen, die bereits mit einer anderen Installation von WinBook erstellt wurde, können Sie diese in die Datenbankliste importieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenbankdatei öffnen", um einen Datei-Öffnen-Dialog anzuzeigen, in dem Sie die Datenbankdatei auswählen können. Wurde eine Datenbankdatei ausgewählt, wird diese der Datenbankliste hinzugefügt, und kann wie unter "Wechseln einer Datenbank" beschrieben aktiviert werden.


Liste bereinigen

Über die Funktion "Bereinigen" können Datenbankdateien, die nicht mehr existieren, oder auf die nicht mehr zugegriffen werden kann, aus der Datenbankliste entfernt werden. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang u.U. einige Minuten dauern kann, da bei jeder einzelnen Datei geprüft werden muss, ob diese noch zugreifbar ist.


Neue Verbindung (Erweitert)

Ermöglicht die Herstellung einer Datenbankverbindung zu einem Datenbankserver (z.B. Microsoft SQL Server oder MySQL-Server). Nach einem Klick auf die Schaltfläche "Neue Verbindung (Erweitert)" öffnet sich ein Assistent, der Sie durch die notwendigen Schritte der Herstellung einer Datenbankverbindung leitet. Nach Abschluss des Assistenten wird die Datenbank in der Datenbankliste aufgeführt, und kann wie unter "Wechseln der Datenbank" beschrieben aktiviert werden.